Leben organisieren mit ASANA – Digitale Projektmanagement Software im Test

Heute möchte ich euch ein ganz besonderes Programm vorstellen, welches ich letztens für mich entdeckt habe und jetzt nicht mehr missen möchte. Dabei handelt es sich um das Projektmanagement Tool ASANA, welches vor allem im beruflichen Umfeld genutzt wird. Ich hingegen habe mir die Gratis-Version angelegt und koordiniere damit all meine Projekte. Und warum ich absolut begeistert bin, erfährst du in diesem Beitrag.

Das erfährst du alles in diesem Beitrag

Ich möchte dir heute erzählen, wie es dazu kam, dass ich ASANA nutze und warum ich denke, dass es eine super tolle Option ist. Im Zuge dessen, gehe ich auch auf die grundlegenden Funktionen ein und erläutere alles, was für Anfänger relevant ist. Wie ihr wisst, bin ich duale Studentin und so nimmt auch mein Studium einen großen Projektanteil in ASANA ein und wie auch du ASANA für dein Studium nutzen kannst, möchte ich dir ebenfalls berichten. Abschließend erzähle ich dir, warum ich auf ASANA in Zukunft nicht mehr verzichten kann und warum auch du dieses Tool nutzen solltest.

Warum ich angefangen habe das Projektmanagement Tool ASANA zu nutzen

Alles begann vor einigen Monaten, als ich für die Arbeit eine PowerPoint erstellte, in der ich verschiedene Projektmanagement Tools miteinander verglich und in Anbetracht der täglichen Marketing-Arbeit bewertete. Daraus hat sich im beruflichen Kontext nichts ergeben, aber es ließ mich tief abtauchen in die Welt der Organisations-Software. Besonders ASANA hatte mich neugierig gemacht. Die Oberfläche sah ansprechend aus und es gab eine dauerhafte, kostenfreie Grundversion, die besonders für Einzelpersonen interessant schien. Abgesehen davon, war ich ja sowieso gerade dabei, meine verschiedenen Lebensbereiche zu digitalisieren (siehe z.B. diesen Beitrag zum Thema Uni mit dem IPad).

Kurz darauf gab ich mir einen Ruck und ignorierte den Gedanken, dass ich gar nicht genug Input hätte, um eine solche Software zu nutzen. Ich verwendete fast einen ganzen Tag darauf, unzählige ToDos und Projekte in ASANA einzupflegen und die Funktionen optimal kennenzulernen. Seitdem bin ich süchtig.

ASANA für Anfänger – Funktionen der software im Überblick

Wie bereits erwähnt, wird ASANA vor allem im beruflichen Spektrum genutzt und bietet insbesondere darauf zugeschnitten zahlreiche Funktionen – viele davon erst im Premium-Tarif enthalten. Aber die Nutzungsmöglichkeiten der kostenfreien Version sind besonders für Einzelpersonen absolut ausreichend. Schließlich brauchen wir keine Portfolios, Zeitleisten um Kampagnen im Blick zu behalten oder Aufgabenabhängigkeiten. Ich möchte dir im folgenden einen kleinen Ausblick auf die Möglichkeiten und Funktionen von ASANA geben.

Aufgaben und Fristen im Blick behalten

ASANA lässt dich für jedes individuell angelegte Projekt Aufgaben (und bei Bedarf auch Unteraufgaben) anlegen und mit Fristen versehen. Du kannst außerdem die Priorität ändern (Niedrig, Mittel, Hoch) und auch Wiederholungen einstellen. In dem Reiter „Meine Aufgaben“ werden dann alle ToDos aus allen Projekten, die mit einem Datum versehen wurden, chronologisch und nach Priorität geordnet aufgelistet. So hast du den optimalen Überblick, was als nächstes ansteht und was vielleicht auch noch die Tage erledigt werden kann. Klickst du auf eine Aufgabe, werden dir weitere Details angezeigt, die du beim Erstellen eventuell hinzugefügt hast.

Projekte anlegen – Liste, Kanban & Kalender

Legst du ein neues Projekt in ASANA an, kannst du zwischen verschiedenen Darstellungsoptionen wählen. Öffne dafür dein Projekt und wähle oben im Reiter entweder „Liste“, „Board“ oder auch „Kalender“ aus. Diese Funktion ist absolut agil und es kann je nach Bedarf hin und her geswitcht werden. Ich entscheide mich je nach Art des Projekts für eine passende Darstellung. So eignet sich für alles rund um den Blog am besten die Listenansicht, meine Kleiderkreisel-Artikel habe ich gerne als Board dargestellt und verschiebe das jeweilige Kleidungsstück dann kinderleicht in seinen neuen Status. Denn in beiden Fällen kann man Abschnitte (Liste) oder Spalten (Board) anlegen und unterschiedlich benennen.

Die Kalendersicht, ist genau das, was ihr jetzt denkt. Ein typischer digitaler Kalender, mit den aufgelisteten Aufgaben am jeweiligen Tag. Also nichts Neues.

Aufgaben erstellen und Informationen zufügen

Wie oben schon geschrieben, lassen sich ganz leicht neue Aufgaben anlegen. Diese Aufgaben kann man anschließend in einer Detailübersicht öffnen und mit weiteren Einstellungen versorgen.

• Verantwortlich – Bei Teamarbeiten würde man hier den Zuständigen auswählen. Ich klicke immer aktiv mich selber an, damit die Aufgabe auch meinem Arbeitsbereich zugeordnet werden kann.
• Fälligkeitsdatum – Hier stellt ihr das Datum ein, an dem die Aufgabe erledigt sein soll. Unter dem Kalender steht in kleiner, noch die Option der „Wiederholung einstellen“. Das ermöglicht es euch, Aufgaben immer wieder erscheinen zu lassen (z.B. Staubsaugen).
• Priorität – Hier könnt ihr die Prioritätsstufe eurer Aufgabe hinzufügen.
• Beschreibung – Platz für Notizen, Texte oder andere Informationen, die ihr gerne in Bezug auf diese Aufgabe sammeln würdet.
• Unteraufgaben – Weitere ToDos die mit der eigentlichen Aufgabe in Zusammenhang stehen.
• Kommentar-Sektion – Besonders hilfreich bei Teamarbeit, aber ihr könnt euch natürlich auch selber Kommentare hinterlassen. Bei meinen KK-Verkäufen poste ich in die Aufgabe – also in dem Fall, in den Artikel – gerne die Quittung der Post, wenn ich das Päckchen weggebracht habe.

ASANA im Team nutzen

Auch die kostenfreie Version von ASANA ermöglicht ein Zusammenarbeiten zwischen Personen. Ich kann aktiv Leute zu einem Projekt einladen. Verfügen diese bereits über ein ASANA-Konto, wird es automatisch verknüpft, sobald sie die Einladung annehmen. Haben sie noch kein Konto, erhalten sie trotzdem die Email und werden zu ASANA geleitet.

Arbeitet man zusammen an einem Projekt, macht der Punkt der Aufgabenzuweisung (Punkt „Verantwortlich“) noch mehr Sinn. Hat man die Email-Benachrichtigung aktiviert, wird man auch immer über Änderungen im Projekt informiert.

Eine Kollegin und ich – wir haben momentan ein Mentoring Projekt laufen – nutzen es aktiv, um uns gegenseitig Impulse zu setzen und Ideenvorschläge für kommende Gespräche zu sammeln. Hier nutzen wir die Board-Ansicht, da diese sich perfekt fürs Brainstorming eignet.

Projektmanagement für die uni – So nutzt du ASANA für dein Studium

Zuvor bin ich ja bereits auf die zahlreichen Funktionen von ASANA eingegangen und diese kann man für die unterschiedlichsten Projekte einsetzen. So auch fürs Studium. Jetzt befinde ich mich gerade noch in meiner Praxisphase, weswegen ich ASANA noch nicht im Daily-Uni-Wahnsinn testen konnte, aber auch schon jetzt habe ich ASANA für Uni-Aufgaben genutzt.

Ein angelegtes Projekt ist beispielweise nur der Organisation meiner Hausarbeit gewidmet. Ich habe alle normalen ToDos aufgelistet, aber auch jedes Kapitel beziehungsweise jeden Themenabschnitt als extra Aufgabe angelegt. So hatte ich den optimalen Überblick, was ich noch schreiben, korrigieren, anpassen oder formatieren musste.

Tipp: Gerade große Projekte und erschlagende Aufgaben lassen sich besser meistern, wenn du sie in kleine Unteraufgaben gliederst. Kannst du dann die ersten Erledigt-Haken setzen, schüttet dein Gehirn Glückshormone aus, da dir ein Erfolg suggeriert wird. Nennt man auch den Instant Gratification Effect.

Ihr könnt ASANA aber auch für Gruppenarbeiten nutzen und gemeinsame Projekte dort strukturieren und die Aufgaben verteilen. So ist jeder auf dem gleichen Stand und eine optimale Zusammenarbeit wird gefördert.

Warum ich auf ASANA nicht mehr verzichten werde

Nach einer kleinen Eingewöhnungsphase, war ich absolut angefixt! Ich organisiere mittlerweile nicht nur naheliegende Aufgaben in ASANA, wie z.B. Haushalts-ToDos, Unikram & Co. sondern ich lasse meiner Fantasie freien Lauf und versuche ASANA auf die unterschiedlichsten Weisen zu nutzen. Folgende Projekte koordiniere ich alle in ASANA:

• Kleiderkreisel-Verkäufe | Kanban-Board
• Alles rund um den Blog | Listenansicht
• Haushalt | Listenansicht
• Reversed Mentoring (initiiert durch die Arbeit) | Kanban-Board
• Gruppenarbeit Vortrag Uni | Listenansicht
• Monster-Projekt Roman schreiben | Listenansicht
• Normale Arbeits-ToDos | Listenansicht
• Und in Zukunft noch vieles mehr…

Wenn ihr euch noch unsicher seid, ob ASANA etwas für euch ist, kann ich nur empfehlen, es auszuprobieren. ASANA lässt sich im Browser sichten (finde ich am angenehmsten zum Erstellen von Projekten), verfügt aber auch über Android und IOS Apps für Smartphone und Tablet (super für unterwegs und um Tages-ToDos anzuschauen und abzuhaken). Und sollten noch Fragen aufkommen, zögert nicht mir zu schreiben!